danh bạ
danh bạ
Trang chủ >> Kỹ năng thanh niên >> Soạn thảo văn bản
Kỹ Năng soạn thảo văn bản của tổ chức Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

Thứ 5, 23/08/2012

 1. Soạn thảo quyết định:

Khi soạn thảo quyết định thông thường vẫn có các điểm chung như: Quốc hiệu, địa danh và ngày tháng ra quyết định, số ký hiệu, tên gọi, trích yếu và nội dung quyết định. Trong phần nội dung có 2 phần nhỏ là:

- Căn cứ quyết định

- Nội dung các mệnh lệnh.

Ví dụ: Quyết định thành lập một tổ chức trực thuộc UB Hội tỉnh, thường có 4 ý, mỗi ý được trình bày một điều khoản như sau:

Điều 1: Quyết định thành lập tổ chức gì, có tên gì, thành lập ngày tháng năm nào?

Điều 2: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức.

Điều 3: Tổ chức bộ máy (tổng số biên chế các bộ phận...), đặt trụ sở tại...
Điều 4: Trách nhiệm thi hành quyết định

2. Soạn thảo chỉ thị:

2.1. Những yêu cầu khi soạn thảo chỉ thị:

- Nêu rõ được căn cứ cũng như nội dung của chỉ thị sao cho có sức thuyết phục để chủ thể tự giác chấp hành.

- Những nội dung và biện pháp trong chỉ thị không nên quá gò bó, cứng nhắc, phải biểu thị tính cưởng chế bên cạnh tính thuyết phục để tạo điều kiện cho cấp dưới phát huy tính năng động sáng tạo trong quá trình thực hiện.

2.2. Bố cục của bản chỉ thị:

Nội dung được bố cục 3 phần:

+ Phần mở đầu của chỉ thị, phần này có 3 cách viết:

Cách 1: Nêu mục đích của việc ra chỉ thị

Cách 2: Nêu căn cứ pháp lý làm cơ sở cho việc ra chỉ thị.

Cách 3: Nêu trực tiếp tình hình mà chủ đề của chỉ thị đề cập.

+ Phần nội dung của chỉ thị: Nhận xét ưu, khuyết điểm, thuận lợi khó khăn, nhận định triển vọng phát triển trong tương lai. Sau đó nêu các chủ trương hoặc giao nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được. Hướng dẫn cho các cấp về biện pháp thực hiện kèm theo điều kiện bảo đảm cần thiết để hoàn thành được nhiệm vụ.

+ Phần tổ chức thực hiện: Phần này cần lưu ý sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, hành văn dứt khoát nhưng không cứng nhắc, dùng từ dể hiểu, có tính thuyết phục cao.

3. SOẠN THẢO BÁO CÁO:

3.1. Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo: - Đảm bảo trung thực chính xác
- Nội dung báo cáo phải cụ thể, trọng tâm trọng điểm.

- Báo cáo phải kịp thời.

3.2. Các loại báo cáo:

- Báo cáo tuần

- Báo cáo tháng, quý

- Báo cáo 6 tháng hoặc 1 năm.

- Báo cáo bất thường, đột xuất.

- Báo cáo chuyên đề.

- Báo cáo hội nghị.

Dù báo cáo nào cũng cần đạt được những yêu cầu đã nêu và được trình bày theo những quy tác nhất định.

3.3. Phương pháp viết một báo cáo:

a, Công tác chuẩn bị:

- Xác định mục đích yêu cầu của báo cáo.

- Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết.

- Phần nội dung gồm có 3 phần nhỏ sau:

+ Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện trạng xảy ra.

+ Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết. + Phần 3: Nêu những phương hướng, nhiệm vụ, biện pháp chính để tiếp tục giải quyết, cách tổ chức thực hiện.

-         Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo.

Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo.

-         Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát.

-         Dự kiến những đề xuất, kiến nghị với cấp trên.

b, Xây dựng đề cương chi tiết:

- Mở đầu:

Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị mình. Đồng thời, nêu những điều kiện hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên.

-         Nội dung chính:

+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.

+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện.

+ Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan.

+ Đánh giá kết qủa và rút ra bài học kinh nghiệm.

-         Kết luận báo cáo.

+ Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới.

+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết điểm, nhược điểm.

+ Các biện pháp tổ chức thực hiện

+ Những kiến nghị với cấp trên.

+ Nhận định những triển vọng.

c, Viết dự thảo báo cáo:

- Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ cập, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng các số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn.

- Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ.

- Những báo cáo chuyên đề có thể dùng bảng phụ lục để tập hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, tài liệu tham khảo...

d, Đối với báo cáo quan trọng:

Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi bản dự thảo cho thống nhất và khách quan hơn.

e, Trình lãnh đạo thông qua:

Đối với báo cáo gửi lên các cấp, báo cáo trong hội nghị, báo cáo chuyên đề cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi đi nhằm thống nhất với các quyết
định quản lý và thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị.

 

 

 

 

 

Ví dụ:

  ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

   BCH ...............................                                             ........ , ngày..tháng …năm 200..

            ***
           Số:…./ĐTN

BÁO CÁO

V/v ............................
Nội dung báo cáo (3 phần)



                                                                                                     TM. BCH .........................

Nơi nhận:                                                                                              BÍ THƯ

-         ........;

- ......;

- Lưu VP                                                                                          Nguyễn Văn B


4. SOẠN THẢO CÔNG VĂN:


1. Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:

-         Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự vụ.

-         Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề.

-         Dùng ngôn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc có sự thuyết phục cao.

-         Phải có trích yếu công văn dù là công văn ngắn.

2. Xây dựng bố cục một công văn:

Công văn thường có các yếu tố sau:

-         Quốc hiệu và tiểu ngữ

-         Địa danh và thời gian gửi công văn.

-         Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành.

-         Chủ thể nhận công văn.

-         Số và ký hiệu công văn.

-         Trích yếu nội dung.

-         Nội dung công văn.

-         Chữ ký, đóng dấu.

-         Nơi gửi.

3. Phương pháp soạn thảo nội dung công văn:

- Nội dung công văn thường có 3 phần: + Viện dẫn vấn đề

+ Giải quyết vấn đề

+ Kết luận vấn đề

- Cách viết phần viện dẫn: Phần này phải nêu rõ lý do tại sao, dựa trên cơ sở nào để viết công văn. Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra, làm rõ mục đích, yêu cầu.
- Cách viết nội dung chính là nhằm đưa ra các phương án giải quyết các vấn đề đã nêu.

+ Xin lãnh đạo cấp trên về hướng giải quyết.

+ Sắp xếp ý nào cần viết trước, ý nào sau để làm nổi bật chủ đề cần giải quyết.
Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ bảo vệ các quan điểm đua ra. Đối với từng loại công văn có những cách thể hiện đặc thù.
+ Công văn đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị.
+ Công văn tiếp thu phê bình đúng sai cũng phải mềm dẽo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác.
+ Công văn từ chối phải dùng ngôn ngữ lịch sự và cósự động viên cần thiết.

+ Công văn đôn đốc phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời.

+ Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình không chiếu lệ sáo rổng.

- Cách viết phần kết thúc công văn:

+ Cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh các chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý viết lời chào chân thành lịch sự trước khi kết thúc (có thể là một lời cảm ơn nếu xét thấy cần thiết).

Công văn là tiếng nói của cơ quan chứ không bao giờ là tiếng nói của riêng ai, dù là thủ trưởng. Vì vậy, nội dung công văn chỉ nói đến công vụ. Không dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân hoặc dùng công văn để trao đổi tình cảm cá nhân với nhau.

 VD:     ĐOÀN TNCS Hồ CHÍ MINH

                     BCH ..........................                                 ...............,ngày …tháng…năm 200..

                              ***

                       Số: …/ĐTN

                 “V/v ..................”

                                                           Kính gửi: ....................................

Nội dung công văn (3 phần)

                                                                                                TM. BCH ....................

Nơi nhận:                                                                                     BÍ THƯ

-         Như trên

-         ......

-          Lưu VP

                                                                                                 Nguyễn Văn A



V.SOẠN THẢO TỜ TRÌNH:

1.      Những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình:

- Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.

- Nêu các nội dung xin phê chuẩn phải rỏ ràng cụ thể.

- Các kiến nghị phải hợp lý.

- Phân tích các khả năng và trình bày khái quát các phương án phát triển thế mạnh, khắc phục khó khăn.

2. Xây dựng bố cục tờ trình:

- Thiết kế bố cục thành 3 phần:

Phần 1: Nêu rỏ lý do đưa ra nội dung trình duyệt.

Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án khả thi).

Phần 3: Kiến nghị với cấp trên (hổ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần). Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn một trong các phương án, xin cấp trên duyệt một vài phương án xếp thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng.

2.      Cách viết tờ trình:

- Trong phần nêu lý do, căn cứ: Dùng cách hành văn để thể hiện được nhu cầu khách quan, do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi.

- Phần đề xuất: Dùng ngôn ngữ và hành văn có sức thuyết phục cao nhưng rất cụ thể, rỏ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tinh cậy cao, khi cần phải xác minh để đảm bảo sự kiện và số liệu trung thực.

- Nêu rỏ các thuận lợi, khó khăn trong việc thực thi các phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện...

- Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận chứng phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin nội tâm cho cấp phê duyệt.

Tờ trình phải đính kèm các phụ lục để minh hoạ thêm cho các phương án được đề xuất kiến nghị trong tờ trình.


VI. SOẠN THẢO THÔNG BÁO:

1.      Xây dựng bố cục thông báo:

Bản thông báo cần có các yếu tố:

-         Quốc hiệu và tiêu ngữ

-         Địa danh và ngày tháng năm ra thông báo

-         Tên cơ quan thông báo

-         Số và ký hiệu

-         Tên văn bản (thông báo) và trích yếu nội dung thành các mục, các điều dễ nhớ.

2. Thông báo cần đề cập ngay vào nội dung cần thông tin mà không cần nêu lý do, căn cứ hoặc nêu tình hình chung như các văn bản khác. Loại thông báo cần giới thiệu các đạo luật hay chủ trương, chính sách thì phải nêu rỏ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó trước khi nêu những nội dung khái quát.

Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rất rỏ ràng, dễ hiểu và mang tính đại chúng cao, cần viết rất ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc hay biểu lộ tình cảm như những công văn, phần kết thúc chỉ cần tóm tắt lại mục đích và đối tượng cần được thông báo.
Ngoài ra phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao kiểu công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy.

Phần đại diện ký thông báo: không bắt buộc phải thủ trưởng cơ quan mà là những người giúp việc có trách nhiệm về các lĩnh vực được phân công hay được ủy quyền ký và trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan.

VII. SOẠN THẢO BIÊN BẢN:

1.      Yêu cầu của một biên bản:

-         Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể.

-         Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan.

-         Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.

-   Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải gửi kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng thực biên bản. Thông tinmuốn chính xác, có độ tin cậy cao phải được đọc lại cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không có cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

2. Cách xây dựng bố cục:

- Trong biên bản phải có các yếu tố sau:

+ Quốc hiệu và tiêu ngữ

+ Tên biên bản và trích yếu nội dung

+ Ngày thàng năm, giờ (ghi cụ thể thời gian, giờ phút lập biên bản).

+ Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế, dự họp hội vv...)

+ Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung)

+ Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do)

+ Thủ tục ký xác nhận.

2.      Phương pháp ghi chép biên bản:

Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: Đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời khai báo, lời tố cáo khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản vv... thì phải ghi đầy đủ, chính xác và ghi chi tiết mọi nội dung, và tình tiết nhưng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai... phải ghi nguyên văn, đầy đủ yêu cầu người nói nghe lại chính xác từng trang.

- Trong các sự kiện thông thường khác như biên bản cuọc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết, bình xét ... có thể áp dụng loại biên bản đầy đủ nguyên văn, còn những nội dung thong thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan.
Phần kết thúc biên bản: Phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: bàn giao xong, hội nghị kết thúc lúc mấy giờ...ngày....tháng. Biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sữa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác nhận. Trong biên bản cần hết sức lưu ý việc ký xác nhận (phải có tối thiểu 2 người ký) thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thông thường trong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ tọa

CÁC TIN LIÊN QUAN

Bạn thấy website của chúng tôi như thế nào?


Bạn thấy website của chúng tôi như thế nào?
Rất đẹp
 
30.60%
82
Đẹp
 
21.64%
58
Xấu
 
21.27%
57
Rất xấu
 
26.49%
71
Tổng số lượt bình chọn: 268

hinh viec lam
hinh thi truc tuyen