Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao mọi người có thể hoàn thành công việc của mình tốt đến vậy và trong thời gian ngắn đến vậy chưa? Bạn đã bao giờ muốn khám phá phương pháp làm việc hiệu quả để cải thiện năng suất hàng ngày của mình chưa? Chúng tôi xin liệt kê những phương pháp hay nhất cho các bài viết làm việc tại đây.
Mục Lục Bài Viết
Làm việc hiệu quả là gì?
Theo KJC, làm việc hiệu quả là quá trình kết hợp nhiều phương pháp và thực hành khác nhau để đạt được kết quả tốt trong thời gian ngắn mà không tốn nhiều tiền bạc và công sức. Đây là một quá trình liên tục đòi hỏi sự kiên nhẫn và tập trung. Bằng cách áp dụng các khái niệm và chiến lược cụ thể, bạn có thể cải thiện hiệu suất và đạt được các mục tiêu cá nhân cũng như nghề nghiệp.
Sự thật là những người có hiệu suất cao không cần phải dành nhiều thời gian và công sức để đạt được hiệu quả tối đa trong công việc. Điều họ có là một phương pháp làm việc thông minh và quản lý thời gian hiệu quả.
Tổng hợp các phương pháp làm việc hiệu quả
Chọn công việc bạn muốn
Hãy làm công việc bạn yêu thích, để dù có phải làm thêm giờ vì deadline, bạn cũng không cảm thấy chán nản và nản lòng. Một công việc bạn yêu thích sẽ thôi thúc bạn muốn làm tốt hơn trước. Khi làm việc, cơ thể bạn sẽ tự nhiên sản sinh năng lượng tích cực và thúc đẩy bạn làm việc hăng say hơn.
Nghe có vẻ dễ dàng, nhưng thực ra không hề dễ dàng. Có bao nhiêu người làm tốt công việc mình yêu thích và phù hợp với tính cách của mình? Việc thiếu sự định hướng ban đầu và không có cơ hội thử sức là một trở ngại đối với nhiều người vì họ tìm sai công việc; thay đổi công việc và dần dần chọn sai.
Lên kế hoạch làm việc trước
- Phương pháp Eisenhower : Phân chia nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và cấp bách:
- Quan trọng và khẩn cấp: Hãy làm ngay.
- Quan trọng, không khẩn cấp: Lên kế hoạch những việc cần làm.
- Không quan trọng, nhanh lên: Đưa nó cho người khác.
- Không quan trọng, không khẩn cấp: Xóa.
- Danh sách việc cần làm : Liệt kê các nhiệm vụ trong ngày, bắt đầu với 2-3 nhiệm vụ quan trọng nhất (MIT – Nhiệm vụ quan trọng nhất).
- Cụ thể : Sử dụng các công cụ như Google Calendar, Trello hoặc Reminders để sắp xếp thời gian của bạn một cách hợp lý.
Tăng cường sự tập trung
- Loại bỏ sự xao nhãng : tắt thông báo trên điện thoại, mạng xã hội; sử dụng chế độ “Không làm phiền” hoặc các ứng dụng như Forest, Focus@Will.
- Làm việc trong môi trường phù hợp : yên tĩnh, sạch sẽ, đủ ánh sáng.
- Làm từng việc một : Đừng làm việc quá sức vì nó sẽ làm giảm năng suất và gây căng thẳng.
Loại bỏ những thứ không cần thiết
Nhiều bạn trẻ dành hàng trăm giờ làm việc vì nghĩ rằng càng làm nhiều thì càng rèn luyện được bản thân. Tuy nhiên, nếu cứ loay hoay với nhiều bài toán ngẫu nhiên mà không để ý đến tốc độ giải, bạn sẽ dễ bị lạc lối. Từ đó, việc thu thập thông tin trước đó trở nên quá tải và hiệu quả công việc cũng giảm sút.
Bước đầu tiên để tạo ra quy trình làm việc hiệu quả là ưu tiên những vấn đề cần giải quyết trước. Đừng cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc, bạn không thể làm tốt công việc khi sự tập trung bị phân tán vào nhiều vấn đề. Học cách buông bỏ những việc không quan trọng cũng là cách để giảm bớt căng thẳng, tái tạo năng lượng để cải thiện hiệu suất.
Quản lý thời gian
- Phương pháp Pomodoro : Tập trung vào một nhiệm vụ trong 25 phút, nghỉ 5 phút, lặp lại 4 chu kỳ, sau đó nghỉ dài hơn (15-30 phút). Điều này giúp duy trì sự tập trung và ngăn ngừa tình trạng gắng sức quá mức.
- Nguyên tắc 80/20 (Pareto) : Tập trung vào 20% công việc tạo ra 80% kết quả. Loại bỏ hoặc giảm thời gian dành cho những công việc không mang lại giá trị.
- Chặn thời gian : Đặt thời gian cụ thể cho từng loại nhiệm vụ để tránh bị gián đoạn.
Áp dụng các công cụ công nghệ hiện đại
Các chuyên gia kjc365.com chia sẻ, để làm việc hiệu quả và đáng tin cậy, trí nhớ thôi là chưa đủ. Kết hợp sử dụng các công cụ ghi nhớ hoặc ghi chú là cách tốt nhất để đảm bảo bạn không bỏ sót nhiệm vụ nào và làm việc hiệu quả hơn.
Bạn có thể yêu cầu các giải pháp trực tuyến như:
- Google Calendar: Lịch, sự kiện, nhiệm vụ, dễ thực hiện, tạo cuộc trò chuyện với đồng nghiệp.
- Google Keep: Ghi chú của bạn, được kết nối với các ứng dụng Google khác
- Any.do: Lịch có danh sách việc cần làm
- Gtask: Tạo danh sách việc cần làm và nhận lời nhắc để thực hiện chúng
- Trello: Đơn giản và hiệu quả
Hoặc một ứng dụng hỗ trợ phù hợp với nhu cầu của ứng dụng, giúp cải thiện quy trình làm việc và thời gian làm việc.
Sao lưu dữ liệu điện tử
Khi lượng thông tin cần lưu trữ tăng lên, bạn có thể gặp khó khăn trong việc ghi nhớ và sắp xếp chúng. Đôi khi bạn quên mất tài liệu nào có liên quan hoặc tài liệu nào cần mang theo.
Vì vậy, để việc lưu trữ dễ dàng hơn, hãy tận dụng dịch vụ lưu trữ trực tuyến như Google Drive hoặc Dropbox, lập danh sách các tệp quan trọng cần lưu, tạo thư mục cho từng loại và tải chúng lên.
Đây chính là bí quyết giúp bạn giải quyết và hoàn thành nhiệm vụ một cách thành công.
Lên lịch thời gian cho bản thân
Dành thời gian tập trung hoàn toàn vào công việc là cách tốt nhất để hoàn thành công việc. Một mẹo hay từ LCV là bạn có thể tự lên lịch họp để tạo lịch trình phát triển, ví dụ, tự đặt lịch họp trên Google Meet, …
Cải thiện trí thông minh và tư duy
- Học tập liên tục : Đọc sách, tham gia lớp học hoặc theo dõi nội dung liên quan đến nghề nghiệp (trên X, YouTube hoặc học trực tuyến).
- Suy ngẫm : Xem xét hiệu suất hàng tuần, xác định điểm mạnh và lĩnh vực cần cải thiện.
- Suy nghĩ tích cực : Đặt ra những mục tiêu nhỏ, ăn mừng thành tích để duy trì động lực.
Giao tiếp và hợp tác tốt
- Giao tiếp rõ ràng : Sử dụng email, Slack hoặc các công cụ giao tiếp khác để truyền đạt ý tưởng một cách rõ ràng và cụ thể.
- Phân công lao động : Nếu làm việc theo nhóm, hãy phân chia nhiệm vụ theo thế mạnh của từng người.
- Cuộc họp hiệu quả : Đặt mục tiêu rõ ràng cho mỗi cuộc họp, giữ thời gian ngắn (nếu có thể thì 15-30 phút).
Tự thưởng cho mình một kỳ nghỉ ngắn
Nhiều chuyên gia và người làm công việc sáng tạo cho biết họ không thể tập trung liên tục trong 8 giờ, điều này khiến họ căng thẳng và dễ ảnh hưởng đến kết quả công việc.
Do đó, nghỉ ngơi là điều cần thiết để phục hồi năng lượng. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải quản lý thời gian nghỉ ngơi sao cho phù hợp với nhu cầu của bạn và không ảnh hưởng đến suy nghĩ.
Bạn có thể thử phương pháp Pomodoro để tối ưu hóa thời gian làm việc. Phương pháp này gợi ý rằng sau mỗi 25 phút làm việc, bạn nên nghỉ ngơi ngắn 5 phút để nạp lại năng lượng. Điều này có thể giúp cải thiện đáng kể hiệu quả công việc của bạn.
Đừng ngại sử dụng các phương pháp làm việc hiệu quả và kết hợp chúng lại với nhau để tìm ra phong cách phù hợp nhất với bạn! Mỗi người có cách lập kế hoạch và sắp xếp công việc khác nhau, vì vậy hãy dành thời gian và thử nghiệm.
